Le contexte
Le Département de la Drôme a fait de la simplification de la relation usagers l’un de ses engagements forts. Parmi ses projets phare, la refonte d’un intranet figurait en bonne place, tout comme la création d’un portail de démarches à destination des agents. Pendant plus de deux ans, notre agence a accompagné la mise en place de ce projet, pour aider la collectivité à matérialiser cette ambition.
Avec une commande claire : construire les outils en concertation avec les utilisateurs.
La méthode
- Audit complet du site actuel : ergonomie, fonctionnalités, pratiques éditoriales
- Animation de focus groups avec plusieurs panels d’agents, pour identifier et hiérarchiser leurs attentes
- Benchmark d’outils, permettant de déployer l’intranet et les téléprocédures RH
- Rédaction du cahier des charges
- Accompagnement de la procédure de marchés et aide au choix du prestataire
- Accompagnement au déploiement de l’intranet
- Accompagnement éditorial : conception de l’arborescence, rédaction de la charte éditoriale, suivi de la phase de refonte des contenus
Éviter la multiplication des outils
La refonte d’un dispositif numérique est l’occasion de vérifier si tout ou partie de ses fonctionnalités ne sont pas déjà présentes dans un autre outil déployé dans l’institution. Dans le cas présent, il s’agissait plutôt d’un autre projet (un portail de démarches RH) qui présentait de forts liens avec l’intranet. La première partie de notre accompagnement a consisté à mesurer l’opportunité de déployer ce portail RH directement au sein de l’intranet.
Les résultats
Au terme de plus de deux années de travaux, DClic est désormais en ligne. Outre une ligne éditoriale plus claire (arborescence resserrée, charte éditoriale documentée, règles d’expiration éditoriale et de gouvernance), une plus grande modernité de l’outil (bureau virtuel, site responsive, etc.), la grande nouveauté de l’outil est certainement le déploiement d’un réel espace RH pour chaque personnel.
Celui-ci s’organise autour d’un tableau de bord faisant remonter les informations essentielles de l’utilisateur (nombre de congés restants, interlocuteurs référents pour la gestion de carrière), mais également d’un ensemble de nouvelles procédures. Plus d’une trentaine de processus ont ainsi été dématérialisés à l’occasion de ce projet, qui est venu réinterroger en profondeur les fonctionnements métiers de la direction des ressources humaines.
